КАК ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛ ДЛЯ АРЕНДЫ?

Формат мероприятия часто диктует правила выбора площадки. Если конференция рассчитана на 2-3 часа выступлений и дискуссий, выбирать площадку в пригороде — неудачная идея. В этом случае удачным будет выбор конференц-зала в непосредственной близости от офиса, крупных транспортных узлов или станции метро. Такое решение позволит снять бремя долгой дороги для участников мероприятия. Совсем другое дело, если конференция планируется на день, два, а то и три. В этом случае транспортная доступность не в приоритете. Куда важнее другие факторы: наличие гостиницы, ресторана или столовой, зоны отдыха и неформального общения. Также нужно заранее продумать возможности трансфера. Чаще всего выбирают автобусы или микроавтобусы.

Правила и особенности выбора конференц-зала для аренды

Подобрать подходящую площадку для проведения конференции или других мероприятий достаточно просто, если следовать простым правилам.

Вместимость

Это ключевой вопрос, сколько участников конференции необходимо разместить. В зависимости от количества людей, выбирается площадь конференц-зала.

До 50 м2 достаточно, если количество участников не превышает 20 человек.

До 100м2 необходимость, если планируется пригласить до 50 человек.

Отдельное внимание стоит уделять формату рассадки гостей.

• • Театр. Оптимальный формат, если предполагается большое количество слушателей и небольшое количество спикеров. Благодаря отсутствию столов и другой мебели, можно вместить большее количество участников на меньшей площади.
  
• • Круглый стол. Как ни странно, но стол может быть и не круглым, а квадратным или прямоугольным. Речь идет о формате, когда переговоры или общение осуществляется «на равных». Как правило, круглые столы применяются в мероприятиях дискуссионного характера.
  
• • Переговоры. Формат с длинным прямоугольным столом достаточно ширины для размещения телекоммуникационного оборудования для работы с наглядными материалами.
  
• • Т-образное размещение. Больше подходит для планерок и коротких рабочих совещаний, но может применяться для проведения заседаний совета директоров или основных инвесторов.
  

Акустика

Во время конференций именно звук является основным способом передачи информации, визуальная составляющая – лишь вспомогательный инструмент. Именно поэтому необходимо проверить помещение на наличие следующих артефактов: эффект эхо, посторонние и белые шумы, наличие обратной акустической связи или плохой слышимости аудитории.

Оборудование

Аренда переговорной комнаты без оборудования невозможна, если в распоряжении компании нет собственных технических средств. Необходимы микрофоны, стойки, динамики, видео аппаратура. Часто может понадобиться проектор, экран для отображения информации и многое другое. Если это есть в распоряжении арендатора – идеально. Достаточно будет включить, отладить и настроить аппаратуру под ваши нужды. Часто услуги настройки предоставляет собственник. В противном случае нужно будет искать компанию, сдающую специализированную технику на прокат, что влечет за собой дополнительные расходы.

Запись

Если вы планируете записывать все события для использования в образовательных или маркетинговых мероприятиях, необходимо позаботиться о нескольких точках съемки. Как правило, одна камера устанавливается для записи общего плана, куда попадает все или большая часть помещения с участниками. Дополнительные камеру устанавливаются для съемки спикеров крупным планом.

В последнее время можно увидеть, что для небольших мероприятий применяется только одна PTZ-камера, однако это технически сложнее реализовать, так как нужно проверить все возможные положения камеры на наличие мешающих предметов мебели.

Впечатление

Если целью мероприятия является желание впечатлить аудиторию или составить приятное первое впечатление, стоит выбирать площадки в новых современных зданиях с собственной парковкой или паркингом, персоналом для организации и обслуживания конференции.

Питание

Длительные мероприятия подразумевают перерывы. Гостям нужно расслабиться, переварить полученную информацию и просто пообщаться в неформальной обстановке. Минимальный пакет – кофе и печенье на специальной стойке. Считается, что для мероприятия длительностью до четырех часов достаточно одного кофе-брейка.

Транспортная доступность

Лучший вариант – конференц-зал, расположенный в шаговой доступности от станций метро с собственным паркингом или парковкой. Для проведения мероприятий в пригороде или далеко за городом, стоит заранее продумать способы транспортировки гостей. Лучший вариант – арендовать автобус или несколько микроавтобусов на целый день. Это требуется для обратной доставки участников в город, если в этом потребуется необходимость до конца основного мероприятия.

Если конференция запланирована на целый день, необходимо продумать обед для гостей.

На территории бизнес-парка GREENWOOD вы найдете конференц-зал нужной конфигурации с требуемым оборудованием и коммуникациями, а также с необходимым количеством посадочных мест для участников и спикеров.