Как создать архив на предприятии?

Каждая компания, которая ведет деятельность, постепенно накапливает достаточно большой объем документов. А значит, ей нужен архив. С одной стороны, это требование закона. С другой — практическая, утилитарная необходимость: с упорядоченными бумагами проще и удобнее работать, они не теряются, вы не тратите время на их поиск или восстановление.

В идеале подумать о создании архива нужно с первого дня работы вашей компании. Но если вы уже не сделали, то лучшее время — сегодня.

В этой статье мы расскажем о том, как можно создать архив на предприятии своими силами или с помощью профессионалов.

Самостоятельное создание архива

Процесс создания архива включает в себя два важных этапа:

• все то, что связано с документами;
• все то, что связано с организацией пространства.

Эти процессы могут проводиться параллельно. То есть, пока одно подразделение обрабатывает бумаги, другое может заниматься подготовкой помещения для хранения. Разберемся пошагово.

Процесс обработки бумаг называется архивной обработкой документов и включает в себя следующие моменты:

• сбор всех имеющихся в компании бумаг (к сожалению, зачастую, если фирма работает не первый день, документы могут быть буквально рассредоточены по всему офису);
• экспертиза научной и практической ценности — то есть выяснение, требуется ли хранение того или иного документа по закону или из практических соображений;
• определение сроков хранения каждой бумаги;
• систематизация — по типу, степени важности, сроку хранения и т.д.;
• выделение листов, не подлежащих хранению, а также дел с истекшим сроком давности;
• подготовка соответствующих актов и оформление дел в соответствии с требованиями закона.

Физическая работа с архивом включает в себя:

• правильный выбор помещения для хранилища — это должно быть прохладное, чистое, темное, в меру сухое помещение без труб и других коммуникаций, которые могут повредить содержимое, помещение должно надежно закрываться, иметь пожарную сигнализацию и средства пожаротушения, подходящие для бумажных носителей;
• подготовка папок и (или) коробок, а также мебели, прежде всего, стеллажей, желательно металлических, так как подобные изделия защищены от насекомых;
• непосредственное размещение обработанных документов на хранение;
• профессиональное (в соответствии с законом) уничтожение документов, которые не нужно хранить.

За помощью к профессионалам

Все перечисленное выше — выполнимая, но достаточно сложная и кропотливая работа, которая требует отличного знания законов и внимательности. Неудивительно, что многих людей пугает стоящая перед ними задача.

Постоянно откладывать ее решение из страха — плохая идея. Потому что с течением времени проблема будет только увеличиваться. Решением может стать фирма по архивированию документов — команда профессионалов, которая возьмет на себя все эти задачи: от обработки документов и создания архива до внеофисного хранения бумаг в собственном хранилище и конфиденциального уничтожения просроченных дел.