Как торговым компаниям среднего размера автоматизировать отдел закупок.

Вы удивитесь, но даже в больших компаниях пополнение запасов часто делается вручную «на коленке». Да, конечно, нет одной волшебной кнопки, которая всё сделает за вас, но тем не менее автоматизируются и значительно упрощаются многие процессы в жизни закупщика. С компьютером закупки делаются в несколько раз быстрее и точнее, чем вручную, и работа, которая занимала дни, выполняется за пару часов. Поэтому, рано или поздно, многие компании задумываются об автоматизации закупок в 1с.

Постараемся раскрыть, какие альтернативы ручным закупкам существуют. Ведь автоматизироваться можно по-разному. Вариантов много и у каждого есть свои плюсы и минусы. Давайте разбираться.

Начнем с самого простого. С того, чем все так или иначе уже пользуются – старый добрый Эксель. Он сильно облегчает труд закупщика, имеет множество возможностей, позволяет проводить сложные расчеты и обрабатывать уникальные ситуации.

Существуют и специализированные модули прогнозирования для Excel. К сожалению, все достоинства Экселя упираются в три принципиальные проблемы, которые мешают его широкому применению:
 

• Во-первых, высокий порог входа. Нельзя с нуля открыть Эксель, нажать пару кнопок, и уже через 5 минут получить результат. Нужна довольно кропотливая настройка, которую не каждый сможет сделать. Хороших специалистов и консультантов дефицит, найти их не так-то просто, да и цены кусаются.
• Второе – выгрузка данных. Эксель не может подтягивать данные прямо из 1с. Нужно сохранить данные из 1с и как-то загружать их в нужном виде в Excel. Полбеды, если бы это была сложная, но однократная настройка на начальном этапе. Нет, все сложности с выгрузкой и приведением её в подходящий для Экселя формат испытываются регулярно, каждый раз, при каждом заказе поставщику. Огромное количество времени и сил уходит не на продуктивную работу (анализ данных), а на мартышкин труд по выгрузке-загрузке данных.
• Третье — не все процессы могут быть автоматизированы через формулы на листах Эксель, требуется нормальный язык программирования. Чтобы чуть приподнять этот потолок, можно использовать для автоматизации встроенный в Эксель скриптовый язык VBA. Но полноценного приложения с его помощью не создать. Так или иначе приходится переходить к специализированным программам

Первая альтернатива Экселю, которую обычно рассматривают это типовой механизм автоматизации закупок в 1с. В версии 1С: Управление торговлей 11 он более развит, чем в 10.3 и для покрытия базовых потребностей теоретически вполне может подойти. По-факту же, очень-очень немного компаний смогли его освоить и начать реально эксплуатировать.

На это есть две причины:

• во-первых, решение очень запутанное. И все его плюсы обнуляются сложностью понимания и освоения. Большинство франчайзи 1с и частных специалистов также в нём не разбираются. Определённо, есть специалисты 1с, которые могут настроить типовую систему закупок, но найти их практически нереально. Рекламных предложений о подобных услугах нет, а обращение к вашей обслуживающей фирме или к большинству других не даст результатов.
• во-вторых, несмотря на сложность, очень многие важные для закупщика функции отсутствуют: нет аналогов, сезонных коэффициентов (не путать с теми, что используются в планах продаж), уровней обслуживания, балансировки и многих других полезных вещей. 

Следующая альтернатива — самостоятельная разработка системы автозаказа, силами своих штатных или сторонних специалистов. Это неплохое решение, оно было особенно популярно несколько лет назад.

Вам сделают именно то, что нужно и именно так, как вы это видите. К тому же, не нужно будет тратить время на освоение новой сложной системы, ведь вы создаёте её сами, понимая, как она будет работать.

Есть три минуса, из-за которых этот подход становится всё менее популярным:

Во-первых, ни вы, ни программисты — не эксперты в области статистики и закупок, да и не обязаны ими быть. По этой причине, вы получаете продукт, который не обладает каким-то развитым математическим аппаратом и сложными алгоритмами. Он отражает только ваши, в большинстве случаев поверхностные, знания в этой области. На первом этапе этого достаточно, но со временем, по мере усложнения процессов и роста аппетита к автоматизации, многие потребности закупщиков останутся незакрытыми. Решение получается полезным, но примитивным.

Казалось бы, почему не доработать систему ещё раз? Также, как она была разработана изначально. Всё не так просто и это второй минус собственных разработок — развивать систему чрезвычайно трудно. Быстро делается только первая версия программы. Все дальнейших усовершенствования запутывают внутренний механизм, усложняют разработку и требуют больше времени и денег. Что еще важнее, специалисты (хоть штатные, хоть внешние) не сидят вечно на одном месте. Они увольняются, переходят с одного места работы на другое. И когда уходит единственный программист, понимающий внутренности сложной разработки, найти замену очень трудно.

Каждый новый программист отнекивается, не хочет разбираться в чужих косяках, утверждает, что всё плохо и проще сделать заново. В итоге добавляет новый функционал в виде заплатки, что ещё больше всё усложняет. На системную работу времени и желания нет. Аналогичные проблемы, даже в ещё большем объеме, возникают, когда разработку делают внешние фирмы (франчайзи). Специалисты меняются ещё чаще, система запутывается быстрее и уже нет никого, кто бы понимал как она работает.

Единственный способ развивать свое решение — выводить его на рынок, предлагать другим компаниям и за их счёт, за их деньги продолжать доработку и совершенствование. Именно так рождено большинство готовых систем, ещё одна альтернатива в автоматизации закупок. Готовая система автозаказа, избавляет от проблем с разработкой и уменьшает время ожидания результатов, не нужно ждать пока её разработают. К тому же, такие системы уже обкатаны на других предприятиях, на многие грабли уже наступили и исправили.

Загуглим. Тут тоже не один вариант. Есть системы, которые работают независимо от 1с и требуют обмена данными с ней, и те, которые не только разработаны на платформе 1с, но и встраиваются прямо внутрь вашей существующей базы 1с.